9 хитрощів і 11+ доповнень для Google Docs: хакни робочу рутину

«Google Docs або Microsoft Office», ― це сучасна версія знаменитого «бути чи не бути»: з одного боку, Google Docs має незаперечні переваги (віддалений доступ, робота з багатьма форматами файлів), з іншого ― багато хто скаржиться на інтерфейс, відсутність базових функцій і обмежені можливості.

Що не цілком справедливо, адже функціональність документів, таблиць і презентацій Google давно вже перевершила старі-добрі програми з офісного пакета Microsoft.

Вбудовані можливості Google Docs

Подивимося на функціональність сервісів Google, що доступна роками, навіть якщо ви про це й не підозрювали. 

Сортування та навігація

Питання сортування вирішує «кольоровий» лайфхак із маркуванням папок (права кнопка миші на папці → Змінити колір).

Візуально спрощує навігацію серед документів. У мене основні робочі папки позначені синім кольором, сторонній проєкт ― зеленим, особисті без заливки, а щось термінове ― червоним. Так під час відкриття Google Диска я легко знаходжу, що мені потрібно, і одразу бачу папку з терміновими документами, якими треба зайнятися насамперед.

Найчастіше використовувані матеріали я позначаю символом (права кнопка миші → Позначити зірочкою). На сам Google Диск я заходжу за посиланням на розділ таких позначених файлів. Таким чином мені не треба щоразу скролити десятки папок і файлів у пошуку того єдиного.

Лайфхаки для роботи з текстом

Автозаміна

За замовчуванням у Google Документах налаштовано автоматичне розпізнавання посилань (усі вони стають активними), списків (форматуються) та заміну прямих лапок ("") на парні ("") + низки інших символів на кшталт (с) на © та ¼ на ¼. Додатково можна налаштувати автозаміну будь-яких слів і символів для будь-якої мови.

Щоб зробити це, виберіть у меню Інструменти → Налаштування... і у вас відкриється вікно налаштування автозаміни у файлі.

Коментарі та поради

Щоб додати коментар, виділіть ділянку тексту і натисніть на значок Додати коментар. Однак набагато зручнішим способом працювати над текстом є функція «Пропонувати».

Працюєте у співавторстві, редагуєте чужу статтю і хочете залишити примітку? Перейдіть у режим «Пропонувати» і просто дописуйте свій текст або коментар у потрібному місці. Також ви зможете видаляти слова/абзаци, замінювати їх, загалом ― для редакторів саме воно.

Гарячі клавіші

По-перше, у Google Docs працює більшість стандартних команд на кшталт Ctrl + C і Ctrl + Z. По-друге, є свої унікальні команди, наприклад, статистика відкривається комбінацією Ctrl + Shift + c. Щоб відкрити повний список гарячих клавіш, натисніть у документі Ctrl + /.

Вбудований словник

Якщо натиснути комбінацію клавіш Ctrl + Shift + Y, праворуч відкриється панель вбудованого словника. Тут ви зможете швидко знайти тлумачення будь-якого слова, а заодно уточнити його рід і правильний наголос. Набагато простіше, ніж перемикатися між вкладками та за кожної потреби загуглити термін.

Пошук по меню

Забули, в якому розділі меню потрібна вам функція, немає часу копатися й шукати? Натискайте Alt + /, автоматично відкриється меню Довідка, а курсор буде поміщений у пошуковий рядок. Ось тільки пошук здійснюватиметься не за самою довідкою Google, а за меню.

Великі літери

Випадково натиснули Caps Lock і не дивлячись набрали пристойний обсяг тексту капсом? Або пишете заголовки в стилі Genius Marketing —кожне слово з великої літери? У будь-якому з випадків змінити регістр можна, виділивши потрібну ділянку тексту і натиснувши Формат → Текст → Великі літери. Вуаля, і жодного перероблення вручну.

Закладки

Читаєте книгу в Google Docs? Перевіряєте величезний текст, розбиваючи роботу на етапи? Хочете скерувати когось одразу до потрібного моменту в документі? Натисніть Вставити → Закладка. Після цього ви зможете зберегти/відправити посилання на конкретне місце в документі ― дуже допомагає в навігації!

Офлайн доступ Google Docs

Працюєте в Google Docs і не хочете перериватися, якщо пропаде Wi-Fi? Щоб налаштувати офлайн доступ до документів, потрібно зайти в налаштування свого Google Drive. У розділі «Загальні» поставте галочку біля «Офлайн доступ». Після цього ви зможете працювати з документом навіть за відсутності інтернету!

Інструменти для текстових документів: корисні лайфхаки

Робота з текстовими документами є неодмінною складовою багатьох професій та повсякденного життя. Щоб полегшити цей процес і покращити продуктивність, існують різні платформи та додатки, які надають розширені можливості для редагування, форматування та спільної роботи над текстовими документами. 

У цій статті ми розглянемо декілька популярних платформ і додатків, які допоможуть вам ефективно працювати з текстом, незалежно від вашого професійного спрямування чи потреб. Ви дізнаєтесь про їхні особливості, користь, яку вони можуть принести у вашій роботі.

Serpstat 

Генератор Title ― інструмент, який стане вашим незамінним помічником у написанні ефективних заголовків для ваших вебсторінок. Завдяки використанню штучного інтелекту, генератор допоможе знайти найкращий варіант заголовка. 

Навіщо: щоб знайти ідеальний заголовок, який приверне увагу аудиторії.

Кому: SEO-фахівці та копірайтери.

Як: Щоб згенерувати Title за допомогою інструменту Serpstat, вставте текст зі своєї сторінки та натисніть кнопку «Згенерувати Title».

Перевірка граматики ― інструмент здатний перевірити текст на помилки та одразу виправити їх. Не витрачайте додатковий час на ручне оновлення тексту!

Навіщо: щоб уникнути помилок та перевірити свій текст на орфографію.

Кому: копірайтерам, редакторам, SEO-спеціалістам, SMM-менеджерам, UX/UI-дизайнерам та кожному, хто взаємодіє з текстом.

Як: вставте текст та натисніть кнопку «Check!».

Унікальність тексту ― інструмент, який перевіряє ваш текст на наявність дублікатів і показує рівень плагіату. Використання інструменту для перевірки унікальності тексту є важливим етапом в процесі створення контенту, оскільки дозволяє підтримувати високу якість та запобігає порушенням авторських прав.

Навіщо: щоб перевірити унікальності тексту, щоб підтримувати високу якість контенту та запобігти порушенням авторських прав.

Кому: є незамінним помічником для копірайтерів, блогерів, редакторів та інших фахівців, які створюють та оптимізують контент для різних типів вебсайтів.

Як: введіть текст для перевірки або посилання на чинний текст на вашому сайті та натисніть «Calculate!».

Шаблони фраз ― інструмент Serpstat, що працює на основі штучного інтелекту, знаходить найпопулярніші шаблони пошукових запитів.

Навіщо: щоб автоматизувати завдання SEO та контенту:

• Згенерувати тайтли, описи та заголовки для будь-якого контенту.
  
• Створити фільтри, теги та категорії для інтернет-магазинів, сайтів-агрегаторів та інших великих сайтів.
• Розширити семантику та структуру сайту.
  
• Створити тексти для рекламних кампаній.
  

Кому: копірайтерам, редакторам, SEO-спеціалістам.

Як: Додайте семантику свого сайту чи сайту конкурентів до інструменту та отримайте список патернів, які найкраще відповідають вашій тематиці.

Крім того, інструмент збере окремі ключові слова для підстановки в шаблони ключових фраз.

Google Docs у WordPress

Під час публікації статей в адмінці збивається форматування, розмітка йде в запій, та й не завжди нормально відображаються картинки. А вручну додати дюжину ілюстрацій у потрібне місце в тексті ― та ще задачка, самі розумієте. Питання вирішуємо!

Навіщо: щоб експортувати оформлені файли прямо на сайт.

Кому: контент-менеджерам, редакторам, усім, хто своїми руками публікує статті на сайт із CMS WordPress.

Як: в пошуку потрібно ввести «WordPress.com for Google Docs». У каталозі зараз є кілька таких програм, тестувалася тільки ця. Щоб випробувати інші доповнення, введіть у пошук просто «WordPress». Запуск експорту через ту саму кнопку Доповнення.

Хакни розмітку

Оформляти текст вручну тегами — не найприємніше, найшвидше і найприємніше заняття, погодьтеся. Усе можна виправити!

Навіщо: для автоматизації процесу.

Кому: всім, хто стикається з необхідністю оформляти текст тегами.

Як: у пошуку за каталогом введіть назву потрібної розмітки, наприклад «BBCode» (це теги типу [i] і [b]). Встановіть додаток і редагуйте текст через меню Додатки.

Графічне оформлення

Draw.io, Lucidchart ― ці додатки дадуть змогу створити діаграми, інтелектуальні карти та інші графічні зображення безпосередньо у файлі Google Docs. Кожна програма має свої особливості, тому раджу тестувати та знаходити те, що сподобається саме вам.

Навіщо: для створення діаграм, графіків та інших матеріалів без сторонніх сервісів.

Кому: копірайтерам, журналістам, редакторам, аналітикам, усім, у чиїй роботі залучаються такі зображення.

Як: введіть у пошуку за каталогом назву одного з перерахованих плагінів або релевантний пошуковий запит: diagrams, graphics, draw тощо. Виберіть доповнення та встановіть його в Google Docs.

Плюс у каталозі є сотні інших програм для редагування, форматування текстів; створення картинок, написання формул; експорту матеріалів і функцій з інших сервісів. Можливостей хакнути робочі процеси ― море!

Доповнення для таблиць

Для таблиць особисто мені доповнення потрібні рідше, однак і тут є кілька лайфхаків:

1.Доповнення Serpstat Batch Analysis для Google Spreadsheets створено, щоб спростити й автоматизувати роботу з аналітичною інформацією. У кілька кліків можна отримати дані про домени або сторінки, згруповані в окремих вкладках Google таблиць.

Приклад роботи з розширенням Serpstat Batch Analysis для Google Sheets

Приклад роботи з розширенням Serpstat Batch Analysis для Google Sheets

У каталозі також є багато доповнень для форматування таблиць і експорту/імпорту будь-яких даних з і в будь-які сторонні сервіси, тож випробувати плагіни варто всім ― це допоможе вам автоматизувати частину процесів, оптимізувати ведення таблиць, навігацію серед даних. Аналогічно підбирайте доповнення для Google Презентацій ― так ви хакнете рутину!

2.Doctopus від самого початку призначений для вчителів і структурування студентських проєктів, проте його легко адаптувати під робочі потреби. Дозволяє розсортовувати, перевіряти та групувати документи з матеріалами з різних проєктів, а як наслідок — хакнути стандартні проблеми навігації по купі файлів. 

3.Supermetrics імпортує дані з Google Analytics, Adwords, Facebook Ads, Twitter Ads і ще з дюжини майданчиків, актуальний для опрацювання SEM-, SEO- і SMM-даних. Серед безкоштовних сервісів зараз немає аналога Supermetrics. Це доповнення дозволяє одночасно працювати з різними каналами аналізу, об'єднувати результати з різних систем та створювати звіти. Все це робить інструмент дійсно вражаючим.

Резюмуємо: як хакнути рутину в Google Docs?

✔︎ Не забувайте використовувати плагіни

Вони спростять роботу і розширять можливості форматування.

✔︎ Замість сторонніх сервісів використовуйте інтегровані доповнення

Це економить час і ресурси.

✔︎ Зламайте шаблони

Повністю перегляньте список гарячих клавіш і виділіть 15 хвилин на вивчення всіх функцій у меню. Ви будете першим, хто знайшов круті вбудовані функції самостійно, а не в списку лайфхаків для Google Docs!